Sain jokin aika sitten viestin, joka ärsytti. Harmittikin kyllä, mutta ennen kaikkea ärsytti. Minulle sanottiin EI yhdestä projektista, joka oli vaatinut työtä ja tapaamisia.
Miksi ärsyynnyin? Ensinnäkään ei tervehdystä. Pelkkä tieto ”emme nyt sittenkään tartu tähän”.
Olisiko ollut suuri vaiva kirjoittaa viesti ystävällisesti ja perustella hieman, miksi? Olen tottunut vuosien varrella saamaan sekä ei- että kyllä-vastauksia. Ne kuuluvat työhöni. Juuri siksi osaan arvostaa hyvää työviestintää.
Siispä tässä muutama vinkki viestintään:
- Ole ystävällinen. Muista tervehtiä ja laittaa sähköpostiviestiisi myös kiva lopputervehdys. Ole selkeä. Mieti ensin, kirjoita sitten.
- Unohda kaksoisviestintä. Jos haluat kommentoida tai joudut kommentoimaan jotakin asiaa ikävällä tavalla ja teetkin sen, älä kirjoita viestin loppuun ”toivotan sinulle aurinkoista ja rakkaudellista kesää”. Usein on hyvä käydä ikävät asiat läpi kasvotusten tai puhelimessa. Koskaan et voi tietää, millaisia asioita toinen ihminen juuri käy läpi. Hyvä viesti kirjoitetaan vastaanottajan näkökulmasta.
- Vastaa viesteihin niin pian kuin voit. Ota tavaksesi esimerkiksi vastata viesteihin tiettynä aikana päivästä. Minä vastaan yleensä aamuisin. Älä levitä viestintää lukuisiin kanaviin vaan valitse muutama, saat ne haltuusi. Olin mukana projektissa, jossa viestittiin lukuisien kanavien kautta. Työaika hurahti vain, kun etsittiin tarjouksia ja viestejä Teamsista, sähköpostista, messengeristä ja ties mistä. Jos olet kiireinen, laita automaattivastaukset ja kerro, milloin sinusta kuuluu. Mökinvuokraaja tai kakuntilaaja ei välttämättä voi tai uskalla odotella kauaa. Hänen mieltään rauhoittaa tieto, että asiaan palataan esimerkiksi tänään illalla.
- Älä pommita ketään viestitulvalla. Jos haluat saada itsellesi työkeikan tai toimittajan innostumaan jutunteosta aiheessasi, tyrkyttäminen ei edistä asiaa. Etsin taannoin taittajaa projektilleni. Sain tuntemattomalta taittajalta viestejä parin viikon ajan jopa kaksi kertaa päivässä, vaikka olin ilmoittanut, että en tee päätöstä ja että päätöksentekijä ilmoittaa kaikille, kun aika on.
- Varaa viestinnälle aikaa. Se on osa työtäsi. Suunnittele (oman yrityksesi) viestintää kunnolla, välillä myös ammattilaisen kanssa. Tähän liittyen: päivitä omia kanaviasi ajan tasalle. Talvikuvat eivät kesähelteillä inspiroi. Ei ole erityisen innostavaa, jos yrityksen sivua on päivitetty viimeksi kolme vuotta sitten.
Muista, että kirjoitettu viesti on aina mustaa valkoisella.
Viestitellään!
